1. Определите адресата
Прежде чем обратится в тот или иной орган власти или организацию, необходимо четко определить, какой результат вы хотите получить. Для начала требуется выяснить, относится ли ваш вопрос к компетенции соответствующего органа власти или организации (это можно узнать в приемной или канцелярии), иначе спустя месяц вы можете получить ответ о том, что обратились не по адресу.
2. Подготовьте обращение
Порядок рассмотрения обращений граждан определен Федеральным законом РФ от 02. 05. 2006 г. №59 — ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
Вы можете обращаться в государственные органы устно или письменно. Однако мы настоятельно рекомендуем делать это в письменном виде, так как устные ответы не будут иметь никакого юридического значения для вашего дела.
Прежде чем направить обращение в какой-либо государтвенный орган или организацию, необходимо узнать их точный адрес, а также должность, фамилию, имя и отчество руководителя, телефоны приемной (канцелярии), место и часы приема.
Закон устанавливает четкие требования к письменным обращениям. Каждое обращение должно содержать:
- наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, или, как минимум, его должность;
- фамилию, имя и отчество заявителя (отчество — при наличии);
- почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения;
- суть предложения, заявления или жалобы;
- личную подпись;
- дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов можно приложить к письменному обращению копии документов, фотографий или других материалов.
3. Кратко изложите суть вопроса
Начинайте свое обращение с указания наименования и адреса органа власти или организации, в которые вы обращаетесь (желательно, но необязательно указывать должность, фамилию, имя и отчество должностного лица, которому адресовано обращение). Затем укажите свою фамилию, имя и отчество, а также адрес с индексом, по которому следует отправить вам ответ, и свой телефон, по которому в случае необходимости сотрудники органа власти смогут с Вами связаться. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
Требований к объему обращения нет, однако лучше, если оно будет кратким, лаконичным, по существу интересующего Вас вопроса. При этом не поддавайтесь эмоциям, избегайте оценочных и оскорбительных суждений. Лучше всего, если ваше обращение будет напечатано. Если нет возможности напечатать текст, он должен быть написан разборчивым почерком. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем заявителю сообщат, если смогут разобрать его фамилию и почтовый адрес.
4. Направьте обращение по почте, через сайт или принесите лично
По почте. Вы можете направить свое обращение по почте. В этом случае необходимо сохранять все извещения и конверты — они могут вам понадобиться в дальнейшем.
Через сайт. У большинства государтвенных органов есть официальные сайты, через которые вы также можете отправить свое заявление. Плюсы этого способа очевидны: вам не нужно будет тратить время на стояние в очередях на почте и деньги на покупку конверта и покупку конверта и марок. Но есть и ограничения. Во-первых, объем обращения будет ограничен требованиями, установленными на сайте. Во-вторых, при этом способе подачи обращения вы не сможете приложить дополнительные материалы (фотографии, документы и т.п.). Ответ на свое письмо вы получите обычным письмом по почте.
Через канцелярию или приемную. Если вы хотите лично подать обращение, составляйте его в двух экземплярах.
Вы может отдать свое обращение через приемную (канцелярию) соответствующего органа власти или организации. При приеме обращения попросите на втором экземпляре документа, который вы оставите у себя, поставить дату приема обращения, входящий номер и подпись лица, принявшего обращение.
Если в органе власти или организации отказываются принять ваше обращение, либо вы не можете лично отнести его, отправляйте обращение по почте заказным письмом с уведомлением, чтобы впоследствии подтвердить факт отправки. Не забудьте и в этом случае оставить себе копию своего обращения. Кроме того, в своем обращении укажите, что в приемной (канцелярии) вам отказали в его принятии. Если возможно, укажите, когда это произошло, и кто конкретно отказался принять обращение.
Если в органе власти или организации приняли ваше обращение, то выясните, куда, какому сотруднику оно будет направлено для рассмотрения и исполнения, как к нему попасть на прием или позвонить. Через несколько дней позвоните по указанному номеру телефона и узнайте, в течение какого времени можно ожидать ответ от органа власти или организации. Все это важно для личного контроля за исполнением вашего обращения. В случае возникновения каких-либо проблем с получением ответа вы можете обратиться к вышестоящим должностным лицам, а так же в прокуратуру.
5. Ждите ответа
Согласно ст. 12 закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения. В исключительных случаях срок рассмотрения обращения может быть продлен не более чем на 30 дней, при условии уведомления гражданина, направившего обращение.
Если запрашиваемая в вашем обращении информация не может быть предоставлена, орган власти или организация должны известить вас об этом с указанием причин невозможности предоставления информации.
6. Если не согласны — обжалуйте ответ
Если вы считаете, что орган власти или организация отказались предоставить информацию вследствие недобросовестного отношения к своим обязанностям, или их отказ являлся превышением служебных полномочий, вы имеете право обратиться с жалобой на такой отказ. Жалобу вы можете подать в те органы или тем должностным лицам, которым непосредственно подчинены органы и лица, действия которых вы обжалуете. Если вы не знаете или не можете установить конкретных должностных лиц, которые отказали в предоставлении информации, жалобу следует подать на имя руководителя органа власти или организации, к непосредственному ведению которого относится ваш вопрос, или в прокуратуру. Для подачи жалобы воспользуйтесь этими же рекомендациями.